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Vergabeverfahren

Frage:
Wie ist der Ablauf der Ausschreibungen?
Antwort:
Die Verfahren folgen üblicherweise dem selben Muster. Abweichungen kann es zum Beispiel bei Aufträgen mit niedrigen Auftragssummen oder kurzfristigen Bedarfen geben.


  1. Markterkundung

    Vor den Ausschreibungen wird geklärt, was benötigt wird und welche Lösungen der Markt bereithält. In dieser Phase werden keine Angebote eingeholt.

  2. Bekanntmachung der Ausschreibung

    Vor Beginn der Ausschreibung wird der Inhalt bekannt gemacht: Mit einer groben Beschreibung der Leistung werden Unternehmen dazu aufgefordert, sich in den Bieterpool einzutragen.

    Der Vorteil für die Unternehmen liegt darin, dass sie sich nur ein Mal eintragen müssen, um an Ausschreibungen von zwei Großveranstaltungen teilnehmen zu können.


  3. Auswahl der Bieter

    Nach Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist wird eine Vorauswahl der Unternehmen im Bieterpool anhand der angegebenen Daten getroffen, beispielsweise werden Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 500 Euro nicht zur Abgabe eines Angebots für eine Ausschreibung mit einer voraussichtlichen Auftragssumme von 300 Euro aufgefordert. Andere Kriterien können Referenzen oder die Mitarbeiterzahl sein.

    So werden nur leistungsfähige Unternehmen zur Abgabe eines Angebots aufgefordert.


  4. Ausschreibung

    Die Ausschreibungsunterlagen enthalten bereits eine möglichst genaue Leistungsbeschreibung, ggf. mit Leistungsverzeichnissen oder Entwurfsplanungen.

    Die ausgewählten Unternehmen werden aufgefordert, bis zu einem Stichtag ein Angebot für die Unterlagen abzugeben. Bis zu diesem Termin können auch ggf. aufkommende Rückfragen gestellt werden.


  5. Auswertung der Angebote

    Die eingegangenen Angebote werden in mehreren Schritten nach formalen Aspekten und Bewertungskriterien geprüft.

    Die Angebote werden bewertet, das Angebot mit dem niedrigsten Preis erhält nicht automatisch den Zuschlag. Genauere Informationen über die Zuschlagskriterien enthalten die Ausschreibungsunterlagen.